ALERTA
OBLIGATORIEDAD DE LA LEGALIZACIÓN TELEMÁTICA DE LOS LIBROS DE LOS EMPRESARIOS EN EL REGISTRO MERCANTIL. ELIMINACIÓN DEL FORMATO PAPEL.
La Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización introdujo la obligatoriedad de legalizar telemáticamente todos los libros que deben llevar los empresarios de conformidad con la legislación vigente. No obstante, dicha legislación fue muy parca en detalles y no ha sido hasta el pasado día 16 de febrero de 2015 cuando se ha publicado en el B.O.E. la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado aclarando el procedimiento a seguir y el régimen transitorio aplicable.
¿Cuándo deben presentarse los libros de forma telemática?
Este nuevo procedimiento se aplicará a partir del ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013. Los libros deberán ser legalizados dentro de los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio. Por tanto, para la mayoría de las empresas españolas, cuyo ejercicio social suele coincidir con el año natural, el primer ejercicio en que se les aplicará el nuevo sistema será el finalizado el 31 de diciembre de 2014 y deberán llevar a cabo la legalización telemática de todos sus libros antes del próximo 30 de abril de 2015.
Los libros anteriores.
Los libros que han venido llevando las empresas en papel se completarán con la información que corresponda hasta el último ejercicio abierto antes del 29 de septiembre de 2013 (en la mayoría de los casos será el ejercicio correspondiente a dicho año natural) y se procederá a su cierre.
Libro registro de socios y de acciones nominativas: se completarán con todos los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad a dicha fecha antes de cerrarlos.
En resumen, el nuevo sistema que rige de conformidad con la normativa aplicable y, en concreto, la Instrucción se integra en los siguientes puntos básicos:
1 Libros de actas: los libros de actas en papel ya legalizados y transcritos hasta el cierre del último ejercicio abierto antes del 29 de septiembre de 2013 se cerrarán mediante diligencia que se acreditará en el primer envío telemático de dichos libros mediante incorporación de la certificación del órgano de administración haciendo constar dicha circunstancia.
2 Libros de socios (y acciones nominativas): se completarán con los negocios jurídicos realizados antes del 29 de septiembre de 2013 y se cerrarán mediante diligencia de forma similar a la anterior.
Cierre del ejercicio el 31 de agosto.
Algunas empresas y la mayoría de instituciones educativas como universidades y escuelas de negocio acostumbran a ajustar sus ejercicios fiscales al calendario académico, iniciando el ejercicio el 1 de septiembre de cada año. En estos casos, la presentación telemática obligatoria de libros quedará de la siguiente forma:
A) Ejercicio iniciado el 1/09/2013 y cerrado el 31/08/2014: Aún puede realizarse la presentación de los libros en soporte papel.
B) Ejercicio iniciado el 1/09/2014 y cerrado el 31/08/2015: La presentación de los libros se hará en soporte telemático.
El nuevo sistema
En adelante, los empresarios deberán cumplimentar los libros en soporte electrónico siguiendo los criterios recogidos en la Instrucción referida en el encabezamiento y que puede consultarse aquí.
1 Presentarlos telemáticamente dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
2 Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
3 Los empresarios quedan asimismo obligados, además de legalizar los libros según el procedimiento establecido, a conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalizar.
Esperando que haya sido de su interés, no duden en contactar para cualquier duda o aclaración sobre lo expuesto en esta alerta.
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